Les présentes conditions s'appliquent entre Olcon bv, Calleboutstraat 18, 2890 Puurs-Sint-Amands, Belgique, numéro d'entreprise BE 0654.862.440 (« Capcount », « nous ») et le club ou l'association qui crée un compte Capcount (« le club »). La personne qui crée un club déclare être habilitée à le représenter.
1. Le service
Capcount est une application web pour suivre les boissons, les soldes et les paiements des membres. Capcount ne gère pas d'argent lui-même. Les paiements entre les membres et le club se font en dehors de Capcount, et le club reste responsable de sa propre caisse.
2. Compte et accès
La personne qui crée le club en devient l'administrateur. Elle décide qui obtient l'accès et avec quel rôle.
Chaque utilisateur se connecte avec son propre compte Google et le garde sécurisé.
Le club veille à ce que seules les personnes qui en ont besoin aient accès, et adapte cela quand quelqu'un part.
Le support de Capcount dispose de droits d'administrateur dans chaque club, uniquement pour aider en cas de problème.
3. Utilisation
Le club utilise Capcount uniquement pour l'usage prévu. Il est interdit :
d'encoder des données non nécessaires, comme des dates de naissance, des adresses ou des données de santé ;
d'utiliser le service pour quelque chose d'illégal, comme servir de l'alcool à des mineurs en violation de la loi ;
d'abuser du service, de le surcharger ou de tenter d'accéder aux données d'autres clubs.
4. Prix
Le premier mois après la création d'un club, Capcount est gratuit. Ensuite, Capcount coûte 59,99 € par club et par an pour un club de 100 membres maximum, et 99,99 € par an pour un club de plus de 100 membres (montants TVA comprise), sauf accord contraire. Nous annonçons les nouveaux prix au moins 2 mois à l'avance. Si le club ne souhaite pas continuer, il peut arrêter sans frais.
Le paiement se fait via notre partenaire de paiement Mollie (Bancontact, iDEAL, carte ou domiciliation). Le premier paiement démarre un abonnement annuel qui se renouvelle automatiquement chaque année, jusqu'à ce que le club l'arrête. Si le club paie déjà pendant le mois gratuit, la première année payante ne commence qu'après le mois gratuit. Le montant de l'année suivante dépend du nombre de membres au moment du renouvellement. Si le mois gratuit ou l'année payée se termine sans paiement, le club ne peut plus utiliser Capcount jusqu'au paiement. Les données restent conservées.
5. Données et vie privée
Les données encodées par le club restent la propriété du club. Il peut les exporter à tout moment.
Pour les données de ses membres, le club est responsable du traitement et Capcount est sous-traitant. L'accord de sous-traitance en annexe fait partie des présentes conditions.
Nous faisons de notre mieux pour que Capcount soit toujours disponible, mais nous ne pouvons pas le garantir. Une maintenance ou une panne chez notre hébergeur peut interrompre temporairement le service. Nous conseillons au club d'exporter régulièrement le journal.
7. Responsabilité
Capcount n'est pas responsable des déficits de caisse, des données mal encodées ni des accords entre le club et ses membres.
Notre responsabilité est en tout cas limitée au montant payé par le club au cours des 12 derniers mois. Pendant le mois gratuit, Capcount n'est pas responsable, dans la mesure permise par la loi.
Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol ou de faute grave.
8. Arrêt
Le club peut arrêter l'abonnement à tout moment dans l'application (Gestion > Abonnement). Plus rien n'est alors prélevé et le club reste ouvert jusqu'à la fin de l'année payée.
Le club peut arrêter à tout moment en écrivant à support@capcount.eu ou avec le bouton « Supprimer le club » dans l'application. L'abonnement est alors arrêté immédiatement. Les montants déjà payés ne sont pas remboursés.
Nous pouvons suspendre ou clôturer un compte en cas d'abus grave ou de non-paiement, après un avertissement.
Après l'arrêt, nous effaçons les données du club dans les 30 jours. Le club a d'abord la possibilité de les exporter.
9. Modifications
Nous pouvons modifier ces conditions. Nous annonçons les changements importants aux administrateurs au moins 30 jours à l'avance. Quiconque continue à utiliser Capcount ensuite accepte les nouvelles conditions.
10. Droit applicable et litiges
Ces conditions sont régies par le droit belge. Nous essayons d'abord de résoudre les litiges ensemble. À défaut, les tribunaux d'Anvers, division Malines, sont compétents.
Contact
support@capcount.eu
Cette traduction est fournie pour faciliter la lecture. En cas de contradiction, la version néerlandaise prévaut.
Annexe : Accord de sous-traitance
Annexe aux Conditions générales, version 1, 13 octobre 2026
Cet accord s'applique entre le club qui utilise Capcount (responsable du traitement) et Olcon bv, Calleboutstraat 18, 2890 Puurs-Sint-Amands, Belgique, numéro d'entreprise BE 0654.862.440 (sous-traitant). Il est conforme à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Le club l'accepte en même temps que les Conditions générales.
1. Objet
Finalité
Suivi des boissons, soldes, recharges et paiements des membres du club
Personnes concernées
Membres du club (souvent mineurs), animateurs et comité
Données
Nom, groupe, solde, transactions avec date et heure, rôle, adresse e-mail des personnes qui se connectent
Catégories particulières
Aucune. Le club n'en encode pas.
Durée
Tant que le club utilise Capcount, plus 30 jours maximum pour l'effacement
2. Obligations du sous-traitant
Le sous-traitant :
traite les données uniquement sur instruction documentée du club. L'utilisation de l'application conformément aux conditions vaut instruction ;
veille à ce que toute personne ayant accès aux données soit tenue à la confidentialité ;
prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 3) ;
aide le club à répondre aux demandes des personnes concernées, comme l'accès ou l'effacement ;
notifie au club toute violation de données dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après l'avoir découverte, avec les informations dont le club a besoin pour la notifier ;
aide le club, dans la mesure du raisonnable, pour une analyse d'impact relative à la protection des données ;
efface ou restitue toutes les données à la fin de l'accord, au choix du club ;
fournit au club toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permet un contrôle raisonnable.
3. Sécurité
Connexion chiffrée (https) pour tout le trafic.
Accès par club et par rôle, imposé dans les règles de la base de données.
Connexion uniquement via un compte Google.
Un journal qui ne peut pas être modifié après coup.
Base de données stockée dans l'UE (Google Cloud, région europe-west1, Belgique).
Accès du support utilisé uniquement pour résoudre des problèmes.
4. Sous-traitants ultérieurs
Le club autorise ce sous-traitant ultérieur :
Sous-traitant ultérieur
Service
Localisation
Garantie
Google (Firebase, Google Cloud)
Hébergement, base de données, connexion
Base de données dans l'UE (europe-west1, Belgique) ; données de connexion éventuellement hors UE
Nous annonçons tout nouveau sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l'avance. Le club peut s'y opposer et, si nous ne trouvons pas de solution, arrêter sans frais.
5. Obligations du club
Le club :
n'encode que les données nécessaires et dispose d'une base juridique pour cela ;
informe ses membres, et pour les mineurs leurs parents, qu'il utilise Capcount ;
gère qui a accès et retire l'accès quand quelqu'un part ;
traite les demandes des membres et notifie lui-même les violations de données à l'autorité de contrôle si nécessaire.
6. Responsabilité
La responsabilité suit l'article 7 des Conditions générales, sauf disposition contraire du RGPD.
7. Fin
Cet accord prend fin en même temps que l'utilisation de Capcount par le club. Les articles qui, par leur nature, se prolongent, comme la confidentialité et l'effacement, restent d'application.